Revision: 5107711a4d

Create Wiki Page

Restore Revision

Administrator edited on 20 sept 2023, 10:42:16

@@ -0,0 +1,100 @@
+**Auto attendance marks the attendance for employees assigned to a shift based on the records in the Employee Checkin document and the Auto Attendance Settings of that shift.**
+
+> Note: Shift Type needs to be set up and assigned to employees before creating 'Employee Checkin' records. Attendance will be marked by Auto Attendance only for check-in 
+> records that are created after setting up and assigning an employee to their shift type.
+
+## 1. Steps to Set Up Auto Attendance 
+
+You can set up Auto Attendance by following the steps mentioned below:
+
+### 1.1 Define Shift Type with Auto Attendance Enabled 
+
+You will have to define a Shift Type with Auto Attendance enabled. Details can be found here.
+
+### 1.2 Assign these shifts to employees 
+
+Once you have set up a shift, you will have to assign this shift to the employees. You can assign this to an employee using one of the two methods given below:
+
+* **Using the Shift Assignment**: You can use the Shift Assignment document to assign shifts to employees on a date to date basis.
+
+* **Using the Default Shift field in the employee master**: Sometimes you would want to assign a shift for an employee for all the days. You can do this by setting the 
+following field in the Employee:
+
+> Employee > Attendance and Leave Details > Default Shift
+
+> Note: Setting Shift Assignment takes precedence over the Default Shift. i.e. if you have set up a shift assignment as well as a default shift for an employee, the system will consider the assigned shift over a default shift.
+
+### 1.3 Setup Attendance Device ID field in Employee
+
+Biometric systems usually have their own IDs for employees. But, the Employee Checkin in Frappe HR needs to be mapped to an employee.
+
+To map the employee to their IDs in the Biometric system you need to set the following field with the appropriate value:
+
+> Employee > Attendance and Leave Details > Attendance Device ID (Biometric/RF tag ID)
+
+### 1.4 Import or sync Employee Checkins 
+
+Once you are done with the above steps you can import/sync the Employee Checkin and start generating attendance automatically.
+
+Please refer to this article to know more about populating Employee Checkins from an external system: Integrating Frappe HR With Biometric Attendance Devices
+
+## 2. Frequently Asked Questions 
+
+### 2.1 How are a shift's actual start and end timings determined? 
+
+Consider a Morning Shift:
+
+* Start Time: 08:00:00
+* End Time: 11:30:00
+* Begin check-in before shift start time (in minutes): 60
+* Allow check-out after shift end time (in minutes): 60
+
+So the "Actual Start Time" of the shift = Start Time - Begin check-in before shift start time = 07:00:00
+
+The "Actual End Time" of the shift = End Time + Allow check-out after shift end time = 12:30:00.
+
+### 2.2. When is the attendance marked automatically for a particular shift? 
+Auto Attendance for every 'Shift Type' record is attempted to be marked every hour. You can also trigger the auto attendance manually for a single shift type by pressing
+the 'Mark Auto Attendance' button in the Shift Type document.
+
+Once the "Last Sync of Checkin" passes the shift's actual end time, all the employee checkins for that shift are processed for marking attendance.
+
+For eg: Consider a Morning Shift:
+
+* Start Time: 08:00:00
+* End Time: 11:30:00
+* Begin check-in before shift start time (in minutes): 60
+* Allow check-out after shift end time (in minutes): 60
+
+So the "Actual Start Time" of the shift is 07:00:00 and the actual end time of the shift is 12:30:00.
+
+Once the "Last Sync of Checkin" timestamp passes 12:30:00, it indicates that all possible checkin records for that particular shift have been synced/captured and this is 
+when attendance marking is attempted.
+
+### 2.3. How does Auto Attendance determine shift for an Employee? 
+
+The shift of an Employee on a particular date is determined by the following steps:
+
+1. Shift assigned to an Employee on the given date in the 'Shift Assignment' document.
+2. If the above is not found, the shift is picked up from the 'Default Shift' field of the 'Employee' document.
+3. Finally, if a shift is not found in 'Employee' document also, then it is assumed that the Employee does not belong to any shift on the given date and no attendance is 
+attempted to be marked by the Auto Attendance job.
+
+4. How does Auto Attendance determine Holiday List for an Employee? 
+Holiday List for an employee is determined as follows:
+
+If the employee's determined 'Shift Type' has a holiday list, then this is considered.
+
+Otherwise, the holiday list is fetched from either the 'Holiday List' field in the Employee document or from the 'Default Holiday List' field in the Company document, in that order.
+
+Note: The Holiday List is important to be determined correctly by the Auto Attendance to not mark the employee as 'Absent' on holidays.
+
+5. Most Biometric devices don't return the exact Log Type. In such cases how will the auto attendance determine which log is IN/OUT and how does it calculate working hours? 
+This is determined by 2 fields in the Shift Type set up:
+
+Determine Check-in and Check-out
+
+Working Hours Calculation Based On
+
+It has been explained in detail over here.
+