Codificación de Productos

Si ya se posee un negocio completamente funcional, con un cierto número de productos físicos, entonces probablemente ya se cuenta con productos codificados. Si no, hay otra opción. Se recomienda solo utilizar la codificación si se cuenta con muchos productos con nombres largos o complicados. Si hay pocos productos con nombres cortos, es preferible mantener el Código de Producto igual al Nombre del Producto.

1. Beneficios

Forma estándar de nomenclar las cosas.
Menor probabilidad de tener duplicados.
Definición explícita.
Ayuda a encontrar rápidamente si hay algún producto similar.
Los nombres de los Productos comienzan a alargarse a medida que se introducen nuevos tipos. Los códigos son más cortos.

2. Desafíos

Hay que recordar los códigos.
Se hace más dificil a nuevos miembros del equipo ponerse al día.
Hay que crear nuevos códigos todo el tiempo.

3. Ejemplo

Se debería contar con un manual simple/hoja de referencia para codificar los Productos en vez de numerarlos de manera secuencial. Cada letra debería significar algo. A continuación se muestra un ejemplo:

Si el negocio se relaciona con mueblería de madera, entonces se puede codificar de la siguiente forma:

Hoja de Resumen de la Codificación del Producto (MODELO)

Primera Letra: "Material"            Tercera Letra: "Tamaño"

- M - Madera                        - 0 - menos de 1mm
- H - Herramientas                  - 1 - 1mm - 5mm
- V - Vidrio                        - 2 - 5mm - 10mm
- T - Tapizado                      - 3 - 10mm - 10cm
- P - Plástico

Segunda Letra: "Tipo"

Para Madera:                         Para Herramientas:

- L - Lámina                        - D - Destornillador
- B - Barra                         - T - Tuerca
- L - En L                          - A - Arandela
- M - Moldura                       - S - Soporte
- R - Redondeada

Las últimas letras debería ser secuenciales. Por ende, al ver el código MM304 se puede saber que se trata de una moldura de madera de un tamaño de menos de 10 cm.

4. Estandarización

Si hay más de una persona nombrando a los productos, el estilo de nombrar productos cambiará para todos. A veces, incluso para una persona, puede ser un desafío y llegar a olvidarse cómo nombraron un producto creando un nombre duplicado ¿"Lámina de Madera de 3mm" o "3mm Madera en Lámina"?

5. Racionalizar

Es una buena práctica poseer variedades mínimas de productos para poder mantener pocas existencias y hacer el mantenimiento más fácil, entre otras cosas. Cuando se está planeando un nuevo producto y se quiere saber si ya se está comprando una parte para algún otro producto, los códigos de producto ayudarán a determinar rápidamente si ya se está utilizando una materia prima similar en otro producto.

Si se realiza esta pequeña inversión, ayudará a racionalizar los procesos de forma que el negocio crezca, aunque está bien no codificar si se cuenta con menos productos.