Se registra un cheque propio en el sistema cuando se emite el mismo.

1. Prerrequisitos

Para poder operar con cheques es necesario realizar las siguientes Configuraciones.

2. Operaciones con cheques propios

A continuación se detalla el ciclo de vida de un cheque propio en el sistema.

2.1. Pago con un cheque propio

2.1.1. Creación desde la Entrada de pago

Normalmente el cheque propio se registra en el sistema al realizar un pago, por ejemplo, a un Proveedor.

1. En la Entrada de pago, seleccionar "Pagar" en Tipo de pago (opción por defecto si se crea el pago desde una Factura).
2. Elegir Método de pago: Cheque.

3. En la tabla Cheques añadir una fila y, luego de hacer click en la celda Cheque, seleccionar Crear: Cheque.

   

4. Seleccionar Tipo de Cheque, Chequera, Importe, Fecha de Pago y, de forma opcional, Fecha de Emisión. Esto es cuando se elige una chequera común. Si la chequera es electrónica se deberá completar el campo Nro de Cheque Electrónico y Nro de Operación (opcional).

   

5. Guardar.

Luego de Validar la Entrada de pago, el cheque pasará a estado Entregado.

IMPORTANTE: La chequera, tanto de cheques propios como de terceros, se define para cada Entrada de pago. Por lo tanto, si se utilizan dos o más chequeras distintas, o bien si se trata de operaciones que involucren cheques propios y de terceros, deberán emitirse dos o más Entradas de Pago (según corresponda).

2.1.2. Creación desde el listado

También es posible crear el cheque propio desde el listado de cheques para usarlo luego en la operación que corresponda.

1. Ir al listado de Cheques en Inicio > Contabilidad > Cheques > Cheque y hacer click en Nuevo.
2. Completar los datos correspondientes.
3. Guardar.

Así el cheque se creará con estado En mano.

IMPORTANTE: el cheque aparece como tal en sistema pero aún sin impacto contable. Por lo tanto, deberá ser ingresado en la Entrada de pago/Asiento contable, según corresponda, para registrar su impacto contable.

Puede ser necesario crear cheques con estado En mano en aquellas empresas en las cuales los procesos de negocio de pago y firma de valores están escindidos. Por ejemplo, si un tesorero firma los cheques para que un analista de administración pague a proveedores, o bien si se libran para destinar fondos a los distintos sectores mediante transferencias internas.

2.2 Anulación de un cheque propio

En el caso de que el cheque propio haya quedado con estado En mano (no esté vinculado a ninguna transacción validada) y se desee que el sistema no lo tenga en cuenta para futuras operaciones, se puede ingresar al mismo y hacer click en Acciones > Anular.

Luego de confirmar la acción el cheque pasará a estado Anulado y ya no podrá ser utilizado.

2.3 Débito de cheque propio

El caso más común es que se entregue el cheque a un tercero y este lo deposite en su cuenta o lo cobre por ventanilla. Al ocurrir esto, se deberá registrar en el sistema el débito en la cuenta de Banco.

Para registrar esto se puede utilizar la Conciliación bancaria.

Al Validar el asiento de conciliación, el cheque pasará a estado Debitado.

2.4 Depósito de cheque propio

Es posible que quien emitió el cheque vuelva a tenerlo En mano y necesite depositarlo (en un banco distinto al del cheque).

Para registrar esto se puede utilizar la Conciliación bancaria.

Al Validar el asiento de conciliación, el cheque pasará a estado Depositado.

2.5 Cobro de cheque propio

También es posible que quien emitió el cheque vuelva a tenerlo En mano y necesite cobrarlo. En este caso se puede utilizar la Conciliación bancaria o la acción Cobrar del cheque.

En el segundo caso se llevará a la creación de un Asiento contable de tipo Cheque Cobrado, donde la cuenta de débito por defecto será la definida como Cuenta de Cobro en la Compañía. Las cuentas contables que el sistema arroja por defecto pueden modificarse al momento de contabilización de la operación.

Al Validar el asiento, el cheque pasará a estado Cobrado.

2.6 Vencimiento de un cheque propio

Si bien no son los casos más usuales, bajo el supuesto de que se tenga un cheque propio En mano y supere el plazo de pago, es decir, se exceda en más de 30 días corridos la Fecha de pago; este pasará a estado Vencido. El sistema corre un proceso automático diario mediante el cual va cambiando los estados para aquellos cheques que correspondan.

2.6.1. Actualización de fecha

Si el vencimiento resultó de un error en la selección de la Fecha de pago, es posible actualizarla haciendo click en Acciones > Actualizar Fecha de pago.

Así se puede seleccionar una fecha posterior y el cheque volverá a estado En mano.

2.6.2. Cobro de cheque vencido

Por más que el cheque esté vencido, el sistema permite registrar el cobro del mismo. Esta facultad está dada por la posibilidad de que exista un desfasaje temporal entre el movimiento diario de Bancos y el momento en el cual se realiza la conciliación de las cuentas bancarias.

Para esto hacer click en Acciones > Cobrar y validar el Asiento de cobro explicado anteriormente.

Al Validar el asiento, el cheque pasará a estado Cobrado.

2.7. Rechazo de cheque propio

Se puede registrar en el sistema el rechazo de cheques.

Un cheque entregado a un tercero (por ejemplo, a un proveedor) puede ser rechazado por diferentes motivos: falta de fondos, defectos formales, plazos vencidos, etc.

Para esto ingresar al cheque y hacer click en Acciones > Rechazar Entregado. Esto llevará a la creación de un Asiento contable de tipo Cheque Rechazado, donde la cuenta de débito por defecto será la definida como Cuenta de Cheques Rechazados en la Compañía.

Al Validar el Asiento, el cheque pasará a estado Rechazado.

IMPORTANTE: se debe crear la Nota de débito en sistema, cuando el Proveedor remita el documento fiscal correspondiente, con el producto Cheque rechazado para volver a generar la deuda con el Proveedor ya que el pago queda anulado.

2.8. Transferencia interna con cheques propios

Se puede realizar una Entrada de pago de tipo Transferencia interna, con Método de pago de tipo Cheque, en el caso de que se desee pasar cheques en estado En mano o Vencido de la cuenta en la que se encuentran a otra, sin afectar el estado del cheque.