La Regla de autorización permite configurar autorizaciones/aprobaciones personalizadas sobre un determinado documento, en base a las condiciones definidas en la misma.

Ejemplo: Si el Total de una Orden de venta alcanza o supera los $1.000, entonces solo podrá ser validada por el Gerente de ventas, incluso si el rol Usuario de ventas posee permisos para validarla.

Se puede definir Reglas de autorización en base a los campos Total, Descuento promedio, Descuento de cliente, Descuento de producto y No aplicable. También se puede especificar quién será el usuario con permiso para validar el documento, si se cumple con la condición.

Considerese el siguiente ejemplo detallado, para comprender mejor el funcionamiento de la Regla de autorización.

Asumiendo que el Gerente de ventas debe autorizar Órdenes de venta, solo si el Total alcanza o supera los $10.000. Si el valor de la Orden de venta es menor a $10.000, entonces incluso el Usuario de ventas podrá validarla. Esto significa que el permiso de validación del Usuario de ventas estará restringido a Órdenes de ventas cuyo Total es menor a $10.000.

Para acceder a Reglas de autorización ir a:

Inicio > Herramientas > Automatización > Reglas de autorización

1. Creación de una Regla de autorización

1. Ir al listado de Regla de autorización y hacer click en Nuevo.
2. Seleccionar la Transacción sobre la cual se aplicará la regla. En este campo se pueden seleccionar solo las siguientes transacciones:
   • Orden de venta
   • Orden de compra
   • Cotizacion
   • Nota de entrega
   • Factura de venta
   • Factura de compra
   • Recibo de compra
3. Seleccionar Basado en. La regla se aplicará en base a la opción seleccionada en este campo, las opciones son:
   • Total
   • Descuento promedio
   • Descuento de cliente
   • Descuento de producto
   • No aplicable
4. Ingresar el Valor Autorizado. Este dependerá de la opción seleccionada en Basado en.
5. Seleccionar Aplicable a (Rol). Este es el rol que la regla va a restringir. En este ejemplo, será Usuario de ventas.
6. Para ser más específico, se puede seleccionar un usuario en Aplicable a (Usuario) si se desea aplicar la regla a un usuario en particular y no a todos los Usuarios de ventas.
7. Seleccionar Aprobar Rol (por encima del valor autorizado). Este es el rol que puede validar transacciones por encima del Valor Autorizado. Según el ejemplo anterior, sería el rol Gerente de ventas.
8. También se puede seleciconar un usuario específico con permiso para aprobar en el campo Aprobar usuario (por encima del valor autorizado).
9. Guardar.

Si el Usuario de ventas intenta validar la Orden de venta con un Total mayor a $10.000, se mostrará el siguinete mensaje, indicando que solo un Gerente de ventas puede validar la transacción.

Si se desea quitar a Usuarios de ventas el permiso de validar cualquier Orden de venta, entonces en lugar de crear reglas de autorización se deberá eliminar el permiso de Validar para Usuarios de venta sobre Órdenes de ventas desde Administrar permisos.