En ocasiones los Empleados deben viajar por trabajo y la Compañía paga sus gastos por adelantado. En estos casos, el Empleado puede crear un Anticipo a empleado, en el cual se definen ciertos detalles como Propósito y el Importe de Anticipo.

Una vez que el anticipo es creado por el Empleado, el usuario Supervisor de gastos puede validar el anticipo. Luego de que el Anticipo es validado, el contador puede generar el Pago del mismo.

Para acceder al Anticipo a empleado ir a:

Inicio > Recursos Humanos > Reclamaciones de gastos > Anticipo a empleado

1. Prerrequisitos

1. Empleado
2. Departamento
3. Plan de cuentas

2. Creación de un Anticipo a empleado

1. Ir al listado de Anticipo a empleado y hacer click en Nuevo.
2. Seleccionar el Empleado a quien se otorgará el anticipo.
3. Ingresar el Propósito y el Importe de Anticipo.
4. Seleccionar la Cuenta contable para el anticipo y el Método de pago.
5. Guardar.

Nota: el Empleado puede guardar el anticipo pero no validarlo. Solo el usuario designado como Supervisor de gastos puede validar el anticipo.

2.1. Estados

Los siguientes son los estados a los que puede pasar el Anticipo a empleado:

• Borrador: el documento fue guardado pero no validado.
• Pagado: se generó la Entrada de pago del adelanto al empleado.
• Impagado: todavía no se pagó el adelanto al empleado.
• Reclamado: el Empleado generó la Rendición de gastos.
• Cancelado: el anticipo fue cancelado.

3. Características

3.1. Validación de un Anticipo a empleado

El Anticipo puede ser creado por el Empleado, pero no validado.

Después de guardar el Anticipo a empleado, el Empleado deberá asignar el documento al usuario que cuente con el rol de Aprobador de gastos. En la asignación, el usuario aprobador recibirá una notificación.

Después de la verificación, el Aprobador de gastos puede validar (aprobar) el Anticipo a empleado o cancelarlo (rechazarlo).

3.2 Pago de anticipo

Después de validar el Anticipo a empleado, el Usuario de cuentas podrá crear la Entrada de pago mediante el botón Crear > Pago.

La Entrada de pago se verá como la siguiente imagen:

Al validar la Entrada de pago, se actualizará el Monto pagado y el estado del anticipo.

3.3 Rendición de gastos desde anticipo

La Rendición de gastos puede ser creada desde el anticipo haciendo click en Crear > Reembolso de gastos.

Al generar la rendición de gastos, se actualizará el Monto reclamado del anticipo.

3.4 Retorno de anticipo

Se pueden dar 3 situaciones cuando se paga un adelanto al empleado:

• no se usa el importe anticipado
• se usa todo el importe anticipado
• se usa solo una parte del anticipo

Si el importe no fue utilizado, se debe hacer click en Crear > Retorno, lo que llevará a la creación del asiento contable.

Si solo una parte fue reclamada y el resto es retornado, cada importe se verá en los campos Monto reclamado y Cantidad devuelta.

4. Temas relacionados

1. Rendición de gastos