Una cotización es un costo estimado de los productos/servicios que se le ofrecen al cliente actual o futuro.

Durante una venta, un cliente puede pedir una nota de los productos o servicios que se le están ofreciendo junto con los precios y otras condiciones del acuerdo. A esto puede llamársele "Propuesta", "Presupuesto", "Factura Proforma" o Cotización.

Para acceder al listado de Cotización, ir a:

Inicio > Ventas > Ventas > Cotización

Un flujo de ventas promedio tiene el siguiente formato:

Una cotización incluye detalles como:

• El destinatario de la cotización
• Los productos y cantidades ofrecidos
• Los precios a los cuales se ofrecen dichos productos
• Los impuestos que pueden aplicarse
• Otros gastos (como transporte, seguros), si los hubiere
• Vigencia del contrato
• Tiempo de entrega
• Otras condiciones

Consejo: Las imagenes generan un impacto positivo en las Cotizaciones. Se recomienda siempre adjuntar imágenes de los productos.

1. Prerrequisitos

Antes de crear y utilizar una Cotización, se recomienda crear lo siguiente:

• Cliente
• Iniciativa
• Producto

2. Creación de una Cotización

1. Ir al listado de Cotización y hacer click en Nuevo.
2. Seleccionar si la cotización es para un Cliente o una Iniciativa en el campo Cotizar a.
3. Escribir el nombre del Cliente/Iniciativa.
4. Seleccionar una fecha de vencimiento Válida hasta, después de la cual el monto cotizado será considerado inválido y no se permitirá crear Ordenes de venta desde este documento.
5. En Canal de Venta se puede establecer si se trata de una venta Local, Mayorista, mediante Sitio Web como Carrito de compras, etc. Se pueden crear más Canales de venta y seleccionar uno de ellos como predeterminado en Configuración de ventas.
6. Agregar los productos y sus cantidades en la tabla de productos, sus precios serán obtenidos automáticamente desde la Lista de precios. También se pueden seleccionar productos desde una Oportunidad haciendo click en "Obtener productos de > Oportunidad".
7. Agregar impuestos y otros cargos adicionales si los hubiera.
8. Guardar.

También se puede crear una Cotización desde una Oportunidad, como se muestra a continuación.

3. Características

3.1 Dirección y contacto

En esta sección hay cuatro campos:

• Dirección del cliente: Este es el domicilio de facturación del cliente
• Dirección de envío: Domicilio a donde serán enviados los productos
• Persona de contacto: Si el cliente es una organización, en este campo se anota la persona a contactar.
• Territorio: Lugar a donde pertenece el cliente. La configuración predeterminada es "Todos los territorios".

3.2 Divisa y listas de precios

Se puede seleccionar la Divisa / Moneda en la cual se arma la cotización u orden de venta. Si se selecciona una Lista de Precios, los precios de los productos serán obtenidos desde allí. Si se tilda "Ignorar la Regla de precios" las reglas establecidas en Contabilidad > Reglas de precios, serán ignoradas.

Para más información visitar el artículo de Listas de Precios.

Para saber más sobre manejo de transacciones en múltiples monedas visitar Contabilidad con múltiples monedas.

3.3 Productos

Cada fila de la tabla puede expandirse haciendo click en Editar.

• Al seleccionar Código de Producto, los siguientes conceptos serán añadidos automáticamente: nombre del producto, descripción, imágenes si las hubiera, cantidad predeterminada como 1 y precio. Se pueden añadir descuentos en la sección de Descuento y Margen.
• Desde Descuentos y Márgenes se pueden añadir márgenes de ganancia u otorgar un descuento. Ambos pueden configurarse como monto fijo o porcentaje. El precio final será mostrado debajo, en la sección Precio. Se puede crear una Plantilla de Impuestos específicamente para un producto.
• Detalles del peso del Producto serán obtenidos si fueron cargados en el producto.
• En Almacén y referencias, el almacén será seleccionado desde el producto, este es el almacén donde se encuentran presentes los productos.
• En Planificación se puede ver la cantidad proyectada y la cantidad actual de un producto. Para más información visitar Cantidad de inventario proyectada. Haciendo click en el botón "Balance de inventario", se accede al reporte Balance de Inventarios.
• Carrito de compras, "Notas adicionales" para transacciones via web. Las observaciones del producto serán obtenidas cuando se agregue a través del carrito de compras.
• Salto de página Creará un salto de página arriba del producto al imprimir.
• En esta tabla se pueden insertar filas abajo y arriba, duplicar, mover, o borrar filas.
• La tabla de productos también puede ser descargada en formato CSV y subida a otra transacción.

La cantidad total, el importe y el peso neto de todos los productos se verán al final de la tabla de productos. El importe que se verá aquí no incluirá impuestos.

3.4 Impuestos y cargos

Para sumar impuestos a la Cotización se puede seleccionar una Plantilla de impuestos (ventas) o añadir los impuestos de forma manual en la tabla de Impuestos y cargos sobre ventas.

El total de impuestos y gastos se verá al final de la tabla. Haciendo click en Detalle de Impuestos se pueden ver todos los componentes y montos.

Después de guardar la Cotización aparece en el desplegable de Acciones el botón Calcular percepciones, mediante el cual se pueden agregar automáticamente en esta tabla los impuestos de percepción que correspondan para el Cliente en particular. Para más información al respecto visitar Configuración de Percepciones.

Regla de Envío

Una Regla de Envío ayuda a determinar el costo de enviar un producto. El costo tenderá a aumentar a medida que la distancia de envío sea mayor. Para saber más, vistar la sección Regla de Envío.

3.5 Descuento adicional

Además de ofrecer descuentos por producto, esta sección permite sumar un descuento al total de la cotización. Este descuento puede ser aplicado al importe total, es decir, con impuestos incluidos, o al importe neto, es decir, sin incluir impuestos y otros gastos. El descuento adicional puede aplicarse como monto o porcentaje.

Para más detalles, leer Aplicar descuento.

3.6 Términos de pago

A veces el pago no se realiza en una sola cuota. Dependiendo del acuerdo, la mitad puede abonarse antes del envío y la otra mitad al recibir los productos o servicios. En esta sección, se puede añadir una plantilla de Términos de Pago o ingresar los mismos de forma manual.

Para saber más al respecto, visitar el artículo Términos de pago.

3.7 Términos y Condiciones

En operaciones de Compra/Venta puede haber ciertas bases y condiciones que rigen la forma en que el proveedor vende bienes o servicios al cliente. Se pueden aplicar las Bases y Condiciones a las transacciones y éstas aparecerán en el documento impreso.

Para saber más al respecto, visitar el artículo Términos y Condiciones

3.8 Ajustes de Impresión

Membrete

Las cotizaciones u órdenes de venta pueden ser impresas en papel con el membrete de la empresa. Leer más aquí.

"Agrupar productos" sirve para agrupar productos iguales que hayan sido añadidos más de una vez en la tabla de productos. Esto se puede ver al imprimir.

Imprimir Encabezado

Las Cotizaciones también pueden ser denominadas "Factura Proforma" o "Propuesta". Esto puede hacerse seleccionando Encabezado de Impresión. Para crear nuevos encabezados ir a: Inicio > Configuración > Impresión > Encabezado de Impresión. Leer más aquí.

3.9 Más información

• Campaña: Puede asociarse una campaña de ventas a la cotización. Un grupo de cotizaciones puede ser parte de una campaña de ventas.
• Referencia: Si la cotización es para un potencial cliente, sus datos pueden obtenerse desde la Fuente de Potenciales Clientes tanto desde una campaña, un proveedor, exhibición, etc.
• Cotización de Proveedor: Una Cotización de Proveedor puede ser asociada a fin de poder compararla con la cotización actual al cliente. Al hacer eso, se puede tener una idea de la ganancia o pérdida de la venta.

4. Validación de la Cotización

Una Cotización es una transacción "validable". Cuando se hace click en Guardar se guarda un borrador, cuando se hace click en Validar se guarda de forma definitiva. Como esta Cotización está pensada para ser enviada a un Cliente o Iniciativa, la misma debe ser cerrada a fin de que no se puedan hacer cambios luego de su envío.

Al validarla, se puede crear una Orden de Venta o Suscripción desde la Cotización utilizando el botón Crear. En el panel que se encuentra en la parte de arriba, se puede ir a la Orden de Venta asociada a esa Cotización. En caso de que la venta no se concrete, se puede configurar la Cotización como perdida haciendo click en el botón Establecer como perdido.

5. Temas relacionados

1. Aplicar descuentos