Mediante la Apertura y Cierre de Caja se puede llevar un control de lo facturado por cada cajero durante cada turno.

1. Apertura de Caja

Al iniciar su turno, cada Cajero deberá crear una nueva Apertura de Caja ingresando a:

Inicio > Contabilidad > Cajas > Apertura de Caja

1.1. Prerrequisitos

Para poder crear Aperturas de caja se debe configurar lo siguiente:

• Método de pago: para representar cada caja se deberá crear un Método de pago particular. Por ejemplo, si hay tres cajas simultáneas, deberá haber tres Métodos de pago de efectivo: Efectivo 1, Efectivo 2, Efectivo 3.
• Permiso de usuario: se puede limitar el acceso de cada Usuario/Cajero sobre los Métodos de pago con los que le corresponde trabajar, mediante Permisos de usuario. Así, el Usuario de la Caja 1 tendrá acceso solo al Método de pago Efectivo 1.

Nota: si se desea tener un control más riguroso sobre los Métodos de pago en relación a los usuarios, un Administrador del sistema puede ingresar a Administrar permisos y configurar para el rol Usuario de cuentas solo el permiso Seleccionar sobre el documento Método de pago. Así, en conjunto con la asignación de Permisos de usuario, cada usuario solo podrá ver los Métodos de pago que le correspondan en el documento donde lo quiera utilizar, pero no podrá verlos en el listado.

1.2. Creación de una Apertura

1. Ir al listado de Apertura de Caja y hacer click en Nuevo.
2. Establecer la Fecha de Inicio del Período (por defecto aparece la fecha y hora actual). También es posible modificar la Fecha de contabilización tildando "Establecer fecha de publicación".
3. En la tabla Detalles del saldo inicial se deben ingresar los Métodos de pago necesarios así como el Importe de apertura de cada uno de ellos.
4. Guardar y validar.

Nota: por defecto cada Apertura estará asignada al Usuario que la creó; solo usuarios con rol Gerente de cuentas pueden crear Aperturas y asignarlas a un usuario en particular, para lo que aparecerá el campo Cajero.

2. Cierre de caja

Al finalizar su turno, cada Cajero deberá crear un nuevo Cierre de Caja ingresando a:

Inicio > Contabilidad > Cajas > Cierre de Caja

2.1. Creación de un Cierre

1. Ir al listado de Cierre de caja y hacer click en Nuevo.
2. Los campos Fecha de Finalización del Período y Fecha de Contabilización tienen por defecto valores actuales; pero pueden ser modificados.
3. Seleccionar la Apertura para la cual se desea realizar el Cierre. Cada usuario podrá ver en este campo solo las aperturas que creó.
4. Al seleccionar la apertura se completará automáticamente la tabla de Métodos de pago con las datos definidos al inicio del turno. En la columna Monto Esperado aparecerá el Importe de apertura más el monto correspondiente a cada Método de pago según los pagos registrados en ese período.

Nota: para el cálculo del Monto esperado se consideran todas las Entradas de pago creadas durante determinado período, sin importar la Fecha de Contabilización de las mismas.

5. En el campo Monto de cierre el Cajero deberá ingresar el importe que se encuentra en la caja. Si hay alguna diferencia (positiva o negativa) respecto al Monto esperado, quedará registrado en el campo Diferencia.

   

6. Guardar y validar.

7. Una vez validado el Cierre, se podrá ver la tabla de RECAUDADO POR CAJA y los Totales:
   • Total Facturado: suma de los importes de las facturas.
   • Total Efectivo/Cheque: suma de los pagos realizados mediante efectivo o cheque.

Nota: solo usuarios con rol Gerente de cuentas pueden Cancelar y Corregir Aperturas en caso de que sea necesario. Al corregir, el sistema crea una nueva Apertura basada en la original, la cual tendrá una secuencia terminada en "-1" . Por esto, y como en el Cierre de caja solo aparecen las aperturas que el mismo usuario creó, solo el Gerente podrá realizar el cierre de la apertura corregida.

2.1. Cierre ciego

En el caso de que no se desee mostrar el Monto esperado al Cajero, se puede configurar el Cierre ciego ingresando a Inicio > Contabilidad > Maestros Contables > Configuración de cuentas y tildando la opción Realizar cierre de caja ciego.

Así, al realizar el Cierre de caja el usuario no verá los valores de Monto esperado ni Diferencia. Tampoco se mostrará la tabla de RECAUDADO POR CAJA ni los Totales al validar el Cierre.

3. Detalle de Cierre de Caja

Los usuarios con rol Gerente de cuentas pueden ingresar al reporte Detalle de Cierre de Caja donde se muestran las Entradas de pago generadas en cada turno.

Se puede ingresar desde Inicio > Contabilidad > Cajas > Detalle de Cierre de Caja o desde un Cierre de caja en particular haciendo click en el botón Mostrar Comprobantes.

Si se ingresa desde el Cierre de caja, los filtros de Fechas así como el de Compañía y Métodos de pago tendrán por defecto los valores correspondientes a dicho Cierre. Si no, se deben seleccionar manualmente.

También aparecerán en este reporte las Entradas de pago de tipo Transferencia interna ya que es posible que se hayan realizado sobre cuentas de los Métodos de pago, lo cual afecta la contabilidad de las cajas.