El valor del inventario disponible es tratado como un Activo corriente en el Plan de Cuentas de la empresa. Para preparar un Balance General, se deben realizar los asientos contables para esos activos. Generalmente hay dos métodos para contabilizar el inventario.

1. Inventario Perpetuo/Automático

En este proceso, para cada transacción de inventario, el sistema realiza asientos contables a fin de sincronizar el balance de inventario y el balance contable. Esta es la configuración predeterminada para cuentas nuevas en DiamoERP. De forma predeterminada, el Inventario Perpetuo está habilitado en la Compañía.

Cuando se compran y reciben productos, esos productos son registrados en los activos de la empresa (existencias disponibles). Cuando se venden y envían esos productos, se registra un gasto (Costo de Bienes Vendidos) igual al costo de entrega de los bienes. Luego de cada transacción de inventario, se crean registros en el Libro Mayor. Como resultado de lo anterior, el valor de la Cuenta de Inventario siempre coincide con el balance de las cuentas relevantes. Esto ayuda a mejorar la exactitud del balance general y del Estado de resultados.

1.2 Ventajas del Inventario Perpetuo

El Inventario Perpetuo facilita la administración de los valores de activos y gastos de la empresa, manteniendo un alto nivel de precisión. Los balances de inventario siempre estarán sincronizados con los balances de cuentas relevantes, de esa forma no es necesario realizar asientos manuales periódicos para balancearlas.

En el caso de nuevas transacciones de inventario con fechas anteriores o cancelaciones/correcciones de transacciones existentes, todas las futuras entradas al Libro Mayor y al Balance General serán recalculadas para todos los productos de esa transacción. Lo mismo se aplica si se añaden costos a los Recibos de Compra validados, a través del Cupón de Costo de Destino.

Observación: El Inventario Perpetuo depende exclusivamente de la valuación del producto. Por ende, es necesario tener cuidado al introducir las valuaciones en cualquier transacción de ingreso de inventario, como Recibo de Compra, Recibo de Material o Fabricación/Productos que cambian su empaquetado.

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2. Inventario Periódico

En este método, los asientos contables deben ser creados en forma manual a fin de sincronizar el balance de inventario con el de las cuentas relevantes. El sistema no crea asientos contables de forma automática para activos al realizar compras de material o ventas.

En un ejericio contable, cuando se compran y reciben productos, se registra un gasto en el sistema contable. Luego, se venden y envían algunos de estos productos.

Al final de un ejercicio contable, el valor total de productos a ser vendidos debe estar registrado como activo de la empresa, normalmente conocido como existencias disponibles.

La diferencia entre el valor de los productos que esperan ser vendidos y el valor de las existencias disponibles de períodos anteriores puede ser positiva o negativa. Si es positiva, este valor se elimina de gastos (Costo de Bienes Vendidos) y se agrega a activos (existencias disponibles). Si es negativa, se realiza el asiento inverso.

Este proceso completo se denomina Inventario Periódico.

Si ya se posee un usuario que se encuentra utilizando Inventario Periódico y desea utilizar Inventario Perpetuo, se deben seguir algunos pasos para realizar el cambio.